mardi 13 novembre 2007

Optimisation de la coordination de la chaîne de contrôle et d'audit dans le secteur public africain


Essai sur l’optimisation de la chaîne de contrôle et d’audit par la coordination des Corps et Organes d’audit, d’études et de conseils, de prévention et de détection des fraudes, des abus et gaspillages - Abdou Karim GUEYE

Pour impulser une gouvernance publique qualitative en Afrique qui permette l’efficacité, l’efficience, l’optimisation des ressources, la conformité aux lois, aux règlements et aux directives, la gouvernance de contrôle, en matière d’audit, de conseils, d’études, d’enquête, d’enquête de prévention et de détection des fraudes, des abus et gaspillages, est le credo majeur des orientations actuelles. A cet égard, dans bien des pays africains, la loi et les règlements régissent cette problématique. Néanmoins, les débats continuent de s’affirmer, sur l’optimisation, tant dans la doctrine que niveau de diverses publications. Cette brève réflexion tente d’y contribuer.

I. Bref rappel de la doctrine internationale

Les normes internationales, nombreuses et variées, traitent de la problématique de la coordination, de l’harmonisation du contrôle. De même, de nombreuses organisations, publiques ou privées, tentent d’y apporter une réponse. Il est intéressant de préciser ces pratiques, par un panorama des normes internationales ou nationales, ce qui dans une certaine mesure permet un benchmark utile.

Ainsi, par exemple, les normes l’Institut des Auditeurs internes (IIA)[1] consacrent la coordination comme une norme dite de fonctionnement (2050). Pour celle-ci, le Responsable de l’Audit interne doit partager l’information et coordonner les activités avec les autres prestataires internes et externes de services d’assurance et de conseils, de manière à assurer une couverture adéquate des travaux et éviter dans toute la mesure des doubles emplois. On peut également citer les normes INTOSAI[2] et la coordination, lors de la conférence de Budapest à l’occasion de laquelle la question a été discutée, pour englober des thèmes tels que les audits coordonnés, les normes communes, etc. D’autres normes ou points de vue auraient pu être développés ; cela pourra ultérieurement se faire ensemble, dans le cadre d’études ou de recherches publiées dans ce blog.

II. Quelques pratiques internationales : la coordination par des réseaux ou des organismes publics ou privés

Il existe une variété de procédés de coordination, voire d’harmonisation et d’échanges, selon les pays ou les continents : forums non gouvernementaux (IIA, INTOSAI, FIGE[3], etc.), des hauts conseils comme en Tunisie, des associations comme l’Association des Contrôleurs, des Inspecteurs et des Auditeurs du Mali, des comités comme le Comité Interministériel d’Audit de Programmes en France ou comme ce qu’il en appelé dans les pays anglo-saxons ou dans le secteur privé de grandes entreprises, les Comités d’Audit, divers organismes, publics ou privés, gouvernementaux ou associatifs. Tous existent, pour promouvoir entre autres l’harmonisation et la coordination, notamment par la poursuite des objectifs suivants :

- diffuser de bonnes pratiques et à cet égard, échanger entre corps et organes de contrôle ;

- développer l’harmonisation de normes et de pratiques de qualité des travaux ;

- étudier et exploiter les rapports d’audit, d’études et de conseils ;

- formuler des avis sur des projets de textes visant à promouvoir ou à faire évoluer le contrôle ;

- réaliser des activités communes de renforcement des capacités, par exemple de formation, de recherche, etc.

III. Le cas de l’Afrique francophone

En Afrique, du moins dans certains pays francophones, depuis très longtemps, il existe des formes et des procédés de coordination, probablement de façon inégale, selon les pays. Les bonnes ou les meilleures pratiques, dans les pays où coexistent une Inspection générale d’Etat et des Inspections de départements ministériels, consacrent un système intégré de gestion et de contrôle du processus de contrôle, avec les niveaux suivants :

- un niveau de coordination interministériel, par l’Inspection générale d’Etat, du fait de sa localisation au sommet de la pyramide fonctionnelle, la Présidence ou à la Primature, mais aussi du fait que le Président de la République, définissant la politique de la Nation, et le gouvernement chargé de la mettre en œuvre, a besoin d’une structure de contrôle, à cet effet ;

- un niveau de coordination déconcentré, avec la mise en place de relations fonctionnelles entre l’IGE et les Inspections des départements ministériels, au moyen d’un Comité de Coordination et de Bureaux de Suivi créés au sein desdits départements, placés auprès de l’Inspection interne du département et coordonnés ou supervisés soit par le Cabinet du Ministre, le Secrétariat général ou le Ministre lui-même s’il le désire, afin de mieux contrôler.

IV. De nouvelles perspectives

Des nouvelles perspectives s’offrent avec la mise en place de processus partagés de gestion des directives présidentielles et pourquoi pas ministérielles, issues des rapports de contrôle. En effet, il est possible de construire un système d’informatisation, sous réserve de contrôles d’accès à définir, potentiellement accessible à la chaîne de contrôle interne et externe. Il s’agirait ainsi de réaliser une base de données des entités soumises à vérification, des rapports, des directives et des indicateurs de performance de la vérification. Par un tel système automatisé d’information de gestion (SIG) seront opérationnalisées la stratégie et les actions de la chaîne de contrôle et d’audit interne et externe afin :

- d’augmenter l’efficacité et l’efficience des processus de travail, en matière de gestion interne, d’enquête et d’audit, par l’utilisation de solutions informatiques partagées, mais sécurisées ;
- de mettre en place un système de communication électronique interne et externe entre les membres de l’IGE et avec leurs partenaires (FIGE, Stakeholders) ;
- d’intégrer la panoplie des outils informatiques d’aide à la gestion d’un bureau d’audit et aux missions d’audit et d’enquête de prévention et de détection des fraudes ;
- d’intégrer les meilleures pratiques internationales dans les domaines ci-dessus.

Au total, par le biais d’un tel système d’information de gestion, le système peut reposer sur une banque des projets de vérification, des entités soumises à vérification, des Directives et des Rapports. Il se créera ainsi progressivement un système d’aide à la planification, à la décision et à l’évaluation et au suivi interne au niveau de la chaîne de contrôle et d’audit dans le secteur public. Il sera aussi possible de lier la gestion des processus d’audit, d’études et d’enquête à une série d’indicateurs de performance et de gestion. Les réunions et les discussions de travail, ainsi que les évaluations, seront mieux structurées autour d’outils de suivi-évaluation qui permettent une démarche coordonnée, orientée vers les résultats, en l’occurrence la gestion et l’utilisation:

· du plan annuel de vérification et les chronogrammes de mission, au moyen de logiciels de gestion de projets ;

· de fiches de rapports, de tableaux de bord et des plans d’action périodiques des missions.

Par ailleurs, ce système d’information de gestion peut prendre en compte les aspects suivants :

· l’Intranet et le réseautage, la connexion avec les sites web des organes de la chaîne de contrôle et d’audit interne et externe;

· l’archivage électronique sécurisé des données (Rapports, documents, missions, etc.) ;

· une bases de données Experts, en ligne pour l’inscription de consultants, à distance sur Internet ;

· l’utilisation des NTIC appliquées à la gestion du bureau de vérification, à ses travaux d’audit, d’enquête et d’Inspection et à la gestion de connaissances au sein de l’IGE pour lesquels il devra faire une évaluation des acquis et opportunités, etc.

Ce dispositif, bien géré et en tenant compte du système d’organisation en vigueur, devrait en principe conduire au réseau décrit ci-dessous.

[1] IIA est l’Institut des Auditeurs Internes qui regroupe plusieurs centaines de milliers d’auditeurs dans le monde
[2] INTOSAI (sigle en anglais) est l’Organisation des Institutions Supérieures de Contrôle
[3] CF. le site web du Forum des Inspections générales d’Etat d’Afrique à l’adresse http://www.figea.org/

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