jeudi 17 mars 2011

Un impératif, planifier et gérer de façon participative par les objectifs


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 Le manager a la responsabilité de créer une vision, par sa perspicacité, en donnant l'exemple de son engagement et de la force de ses convictions. Il doit incarner un savoir-faire et exercer une série de tâches décrites ci-après :

-            créer un projet d'ambition commune ;
-            développer les ressources humaines, améliorer les habiletés au travail et des performances ;
-            donner la preuve de son intégrité et de ses exigences, en termes de qualité ;
-            fixer des standards élevés, mais possibles à atteindre ;
-            procéder à un feed-back ou à une rétroaction pour des ajustements stratégiques, organisationnels, opérationnels ou d’optimisation des ressources.

Cette série de tâches, pour être efficiente, s'intègre dans un processus cohérent  et un certain savoir-faire que le gestionnaire doit posséder. Et celui-ci tourne autour des fonctions ci-après : Planifier, Organiser, Intégrer, Coordonner, Evaluer, Contrôler. Sa devise serait " POIE " ou " POCCC ", c'est-à-dire : Planifier ; Organiser ; Intégrer ; Coordonner ; Evaluer ; Contrôler.

A la lumière de cette approche, on constate, comme le rappelle Drucker, que beaucoup de dirigeants passent leur temps à faire autre chose que du management, englués dans la gestion quotidienne. Une lecture plus dynamique confinerait la pratique du management en cinq opérations que chacun d'entre nous peut apprendre à maîtriser ; en l'occurrence : Fixer des objectifs ; Organiser ; Motiver et communiquer ; Evaluer et contrôler ; Développer les ressources humaines. La planification managériale devient ainsi un outil stratégique. Planifier, c’est donc appliquer un processus pour décider : quoi faire ? Comment le faire ? Quand le faire ? Comment évaluer ?

A la suite des développements antérieurs et d’expériences en milieu organisationnel, il est proposé le modèle expérimental ci-après :

§     Diagnostic

Cette étape revient à procéder aux activités suivantes :

- 1°/ l’analyse de la situation qui consiste à étudier la situation et les ressources ;
- 2°/  la détermination des priorités, à partir de critères et appliquer ceux-ci aux problèmes analysés.

§     Planification

Elle complète les deux étapes passées pour aboutir à :

- 3°/  la fixation des objectifs dont le but est de préciser des orientations pertinentes, observables, réalisables et mesurables, pour envisager les solutions et les obstacles.

§     Gestion des objectifs

La gestion des objectifs assure la continuité du processus sus évoquée pour permettre :

- 4°/  l’établissement de plans d’action destinés à comparer ressources et besoins, à détailler les activités et à mobiliser les ressources ;

- 5°/ la mise en œuvre sur la base de calendriers (GANT, par exemple) ;

- 6°/ le suivi et l’évaluation, pour déterminer des critères d’évaluation et les appliquer.

La planification est ainsi une grande fonction administrative, prospective et politique. Elle est une composante du système de gestion stratégique. C’est un processus en interaction avec l’environnement. Elle permet de clarifier les finalités et la trajectoire en menant, par exemple, une étude de faisabilité. Elle aide à réaliser les finalités de l’organisation, ses buts et ses missions, à travers une séquence d’actions projetées dans le temps et affectées à des responsables. Enfin, elle permet de procéder à l’allocation des ressources. Ce processus permet de clarifier les objectifs et de les insérer dans un cadre opérationnel tourné vers l’action.

§     Buts de la planification 

Les buts de la planification sont notamment de :

-            clarifier les finalités, les missions, les valeurs et les priorités ;
-            renforcer le savoir-faire, le savoir-être et la participation ;
-            faire face à l’incertitude ;
-            assurer la faisabilité et allouer les ressources ;
-            clarifier les liens de responsabilité ;
-            cadrer la gestion opérationnelle ;
-            déléguer.

Pour effectuer une planification stratégique, le gestionnaire du secteur public peut analyser l’environnement notamment aux niveaux  ci-après :

-                 les parlementaires, les élus locaux ;
-                 les entités offrant des prestations similaires ;
-                 le milieu éducatif, culturel, démographique ;
-                 les distributeurs, les contractants, les partenaires, les syndicats, etc. ;
-                 les médias et les groupes de pressions, les contribuables, les prestataires et bénéficiaires des services ;
-                 ceux qui contrôlent les ressources ;
-                  les finalités et les buts : qu’attendent de l’entité les clients (usagers, citoyens, pouvoirs publics) ? Quel genre d’organisation veut-elle être ? Devrait-elle  être ?
-                 l’environnement externe, compte tenu de ce que l’entité est ou veut être,  comment l’environnement perçoit-il cette entité ? De manière favorable ? De manière défavorable ?
-                 l’environnement interne,  compte tenu de ce que l’entité est ou veut être, quelles sont ses forces et ses faiblesses ?

Une telle approche peut permettre d’aider à fixer les objectifs stratégiques, notamment de :

-            préciser ce que l’entité s’efforcera de réaliser, en somme les résultats recherchés ;
-            répartir les objectifs en identifiant qui sera responsable de la réalisation d’un objectif et qui est tenu d’en rendre compte ;
-            choisir les indicateurs de performance par  des critères qui permettent de s’assurer que l’entité atteint ses objectifs ;
-            fixer des objectifs opérationnels, dans le temps, dans l’espace ;
-             formaliser un système de documentation et d’information disponible pour les gestionnaires afin que tout le monde comprenne ce qui est attendu de chacun ;
-            suivre les performances en recherchant constamment comment l’entité peut se réorganiser face aux objectifs opérationnels et quelles sont les actions correctrices à prendre à cet effet ;
-             contrôler en évaluant ce qui se fait par rapport aux plans et  aux priorités et  tirer les enseignements pour rajuster.

Au total, la planification permet d’orienter les choix décisionnels et l’action. Elle est utile pour déterminer les méthodes d’action, pour insérer des projets dans une dimension temporelle et spatiale. Elle permet de cerner des critères qui aideront au moment opportun d’opérer un diagnostic pertinent sur les orientations de l’organisation.

§     Planifier, c’est appliquer un processus pour décider et agir, atteindre les meilleurs résultats voulus, à temps

La planification opérationnelle ouvre les perspectives d’une gestion efficiente. Elle aboutit à des plans d’actions. Mais il est important de cerner des indicateurs de mesure, les délais de réalisation, pour un meilleur suivi et contrôle. Aussi, une entité, voire une société bien gérée, doit-elle chercher à mettre en place un système d’information pertinent. Enfin, l’atteinte des objectifs requiert un suivi et une évaluation des performances.

La gestion prévisionnelle s'intègre dans cette perspective de planification. Elle est une séquence qui requiert une méthode et un état d'esprit. Elle invite les gestionnaires à procéder à une étude systématique des données de l’environnement, utile à la prise de décisions pertinentes, pour l'avenir. Elle suppose une comparaison des réalisations par rapport aux prévisions. Le gestionnaire doit, à cet effet, exploiter des informations et utiliser des instruments de mesure… Globalement, les grandes étapes de cette gestion prévisionnelle sont les suivantes :

-            le diagnostic de l’environnement ;
-            la recherche et le rassemblement d'informations internes collectées à partir de tableaux de bord. Le gestionnaire acquiert ainsi une base d'analyse des écarts ; il peut aussi procéder à des études de l’efficacité escomptée.

Au total, cette démarche permet de montrer la position de l'organisation par rapport à son environnement. Elle aide à cerner les facteurs limitatifs et permet d'aboutir à des prises de décisions destinées à préparer et à mettre en œuvre des plans, mais aussi à agir pour l’action axée sur les résultats et les impacts…  5vous pouvez lire l’article antérieur introduisant le thème de ce second article en cliquant sur le lien suivant : )
Abdou Karim – SOFThinking http://abdoukarimgueye.info
Quelques lectures et ouvrages utiles de Abdou karim http://www.softhings.com
 D’autres références sur Amazon :
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