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Le
manager a la responsabilité de créer une vision, par sa perspicacité, en
donnant l'exemple de son engagement et de la force de ses convictions. Il doit
incarner un savoir-faire et exercer une série de tâches décrites
ci-après :
-
créer un projet d'ambition commune ;
-
développer les ressources humaines, améliorer les habiletés
au travail et des performances ;
-
donner la preuve de son intégrité et de ses exigences, en
termes de qualité ;
-
fixer des standards élevés, mais possibles à atteindre ;
-
procéder à un feed-back ou à une rétroaction pour des
ajustements stratégiques, organisationnels, opérationnels ou d’optimisation des
ressources.
Cette série de tâches, pour être efficiente, s'intègre dans
un processus cohérent et un certain savoir-faire que le gestionnaire doit
posséder. Et celui-ci tourne autour des fonctions ci-après : Planifier,
Organiser, Intégrer, Coordonner, Evaluer, Contrôler. Sa devise serait " POIE " ou " POCCC ", c'est-à-dire :
Planifier ; Organiser ; Intégrer ; Coordonner ;
Evaluer ; Contrôler.
A
la lumière de cette approche, on constate, comme le rappelle Drucker, que
beaucoup de dirigeants passent leur temps à faire autre chose que du
management, englués dans la gestion quotidienne. Une lecture plus dynamique
confinerait la pratique du management en cinq opérations que chacun d'entre
nous peut apprendre à maîtriser ; en l'occurrence : Fixer des
objectifs ; Organiser ; Motiver et communiquer ; Evaluer et
contrôler ; Développer les ressources humaines. La planification
managériale devient ainsi un outil stratégique. Planifier, c’est donc appliquer
un processus pour décider : quoi faire ? Comment le faire ?
Quand le faire ? Comment évaluer ?
A la suite des développements
antérieurs et d’expériences en milieu organisationnel, il est proposé le modèle
expérimental ci-après :
§ Diagnostic
Cette
étape revient à procéder aux activités suivantes :
- 1°/ l’analyse de la situation qui consiste à étudier la
situation et les ressources ;
- 2°/ la détermination
des priorités, à partir de critères et appliquer ceux-ci aux problèmes
analysés.
§ Planification
Elle
complète les deux étapes passées pour aboutir à :
- 3°/ la fixation des
objectifs dont le but est de préciser des orientations pertinentes,
observables, réalisables et mesurables, pour envisager les solutions et les
obstacles.
§ Gestion des objectifs
La gestion
des objectifs assure la continuité du processus sus évoquée pour
permettre :
- 4°/ l’établissement de
plans d’action destinés à comparer ressources et besoins, à détailler les
activités et à mobiliser les ressources ;
- 5°/ la mise en œuvre sur la base de calendriers (GANT, par
exemple) ;
- 6°/ le suivi et l’évaluation, pour déterminer des critères d’évaluation
et les appliquer.
La
planification est ainsi une grande fonction administrative, prospective et
politique. Elle est une composante du système de gestion stratégique. C’est un
processus en interaction avec l’environnement. Elle permet de clarifier les
finalités et la trajectoire en menant, par exemple, une étude de faisabilité.
Elle aide à réaliser les finalités de l’organisation, ses buts et ses missions,
à travers une séquence d’actions projetées dans le temps et affectées à des
responsables. Enfin, elle permet de procéder à l’allocation des ressources. Ce
processus permet de clarifier les objectifs et de les insérer dans un cadre
opérationnel tourné vers l’action.
§ Buts de la planification
Les
buts de la planification sont notamment de :
-
clarifier les finalités, les missions, les valeurs et les
priorités ;
-
renforcer le savoir-faire, le savoir-être et la
participation ;
-
faire face à l’incertitude ;
-
assurer la faisabilité et allouer les ressources ;
-
clarifier les liens de responsabilité ;
-
cadrer la gestion opérationnelle ;
-
déléguer.
Pour
effectuer une planification stratégique, le gestionnaire du secteur public peut
analyser l’environnement notamment aux niveaux
ci-après :
-
les parlementaires, les élus locaux ;
-
les entités offrant des prestations similaires ;
-
le milieu éducatif, culturel, démographique ;
-
les distributeurs, les contractants, les partenaires, les
syndicats, etc. ;
-
les médias et les groupes de pressions, les contribuables,
les prestataires et bénéficiaires des services ;
-
ceux qui contrôlent les ressources ;
-
les finalités et les
buts : qu’attendent de l’entité les clients (usagers, citoyens, pouvoirs
publics) ? Quel genre d’organisation veut-elle être ?
Devrait-elle être ?
-
l’environnement externe, compte tenu de ce que l’entité est
ou veut être, comment l’environnement
perçoit-il cette entité ? De manière favorable ? De manière
défavorable ?
-
l’environnement interne,
compte tenu de ce que l’entité est ou veut être, quelles sont ses forces
et ses faiblesses ?
Une telle approche peut permettre d’aider à fixer les
objectifs stratégiques, notamment de :
-
préciser ce que l’entité s’efforcera de réaliser, en somme
les résultats recherchés ;
-
répartir les objectifs en identifiant qui sera
responsable de la réalisation d’un objectif et qui est tenu d’en rendre
compte ;
-
choisir les indicateurs de performance par des critères qui permettent de s’assurer que
l’entité atteint ses objectifs ;
-
fixer des objectifs opérationnels, dans le temps, dans
l’espace ;
-
formaliser un système
de documentation et d’information disponible pour les gestionnaires afin
que tout le monde comprenne ce qui est attendu de chacun ;
-
suivre les performances en recherchant constamment
comment l’entité peut se réorganiser face aux objectifs opérationnels et quelles
sont les actions correctrices à prendre à cet effet ;
-
contrôler en évaluant
ce qui se fait par rapport aux plans et
aux priorités et tirer les
enseignements pour rajuster.
Au total, la planification permet d’orienter les choix
décisionnels et l’action. Elle est utile pour déterminer les méthodes d’action,
pour insérer des projets dans une dimension temporelle et spatiale. Elle permet
de cerner des critères qui aideront au moment opportun d’opérer un diagnostic
pertinent sur les orientations de l’organisation.
§ Planifier, c’est appliquer un
processus pour décider et agir, atteindre les meilleurs résultats voulus,
à temps
La
planification opérationnelle ouvre les perspectives d’une gestion efficiente.
Elle aboutit à des plans d’actions. Mais il est important de cerner des
indicateurs de mesure, les délais de réalisation, pour un meilleur suivi et
contrôle. Aussi, une entité, voire une société bien gérée, doit-elle chercher à
mettre en place un système d’information pertinent. Enfin, l’atteinte des
objectifs requiert un suivi et une évaluation des performances.
La
gestion prévisionnelle s'intègre dans cette perspective de planification. Elle
est une séquence qui requiert une méthode et un état d'esprit. Elle invite les
gestionnaires à procéder à une étude systématique des données de
l’environnement, utile à la prise de décisions pertinentes, pour l'avenir. Elle
suppose une comparaison des réalisations par rapport aux prévisions. Le
gestionnaire doit, à cet effet, exploiter des informations et utiliser des
instruments de mesure… Globalement, les grandes étapes de cette gestion
prévisionnelle sont les suivantes :
-
le diagnostic de l’environnement ;
-
la recherche et le rassemblement d'informations internes
collectées à partir de tableaux de bord. Le gestionnaire acquiert ainsi une
base d'analyse des écarts ; il peut aussi procéder à des études de l’efficacité
escomptée.
Au total,
cette démarche permet de montrer la position de l'organisation par rapport à
son environnement. Elle aide à cerner les facteurs limitatifs et permet
d'aboutir à des prises de décisions destinées à préparer et à mettre en œuvre
des plans, mais aussi à agir pour l’action axée sur les résultats et les
impacts… 5vous pouvez lire l’article
antérieur introduisant le thème de ce second article en cliquant sur le lien
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